CHÍNH SÁCH GIAO NHẬN VÀ CÀI ĐẶT PHẦN MỀM BIKIDS

1. Phương thức cung cấp phần mềm và dịch vụ BiKIDS

BiKIDS là phần mềm quản lý trường mầm non do Công Ty TNHH Đầu Tư Phát triển BiTech cung cấp và triển khai cho khách hàng theo phạm vi, tính năng và thời hạn sử dụng được quy định tại hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên.

Việc cung cấp phần mềm được thực hiện chủ yếu trên môi trường trực tuyến hoặc trực tiếp. Sau khi hoàn tất các thủ tục theo thỏa thuận, khách hàng sẽ được cấp tài khoản để truy cập và sử dụng các chức năng của hệ thống BiKIDS.

BiTech có thể trực tiếp làm việc với khách hàng hoặc thực hiện thông qua đơn vị, đối tác được BiTech ủy quyền theo từng trường hợp cụ thể.

Phạm vi cung cấp có thể bao gồm:

• Cấp quyền sử dụng phần mềm BiKIDS.
• Khởi tạo hệ thống và tài khoản quản trị.
• Cấu hình các chức năng theo gói dịch vụ khách hàng đăng ký.
• Hỗ trợ thiết lập dữ liệu ban đầu theo phạm vi thỏa thuận.
• Hướng dẫn, đào tạo sử dụng phần mềm.
• Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình triển khai và sử dụng.
• Cung cấp các tính năng, phân hệ hoặc dịch vụ bổ sung theo hợp đồng.

2. Thời hạn cung cấp và triển khai

Thời gian cung cấp, khởi tạo và triển khai phần mềm BiKIDS được xác định căn cứ vào:

• Nội dung và phạm vi của hợp đồng đã ký kết.
• Gói phần mềm và các phân hệ khách hàng đăng ký sử dụng.
• Quy mô cơ sở giáo dục (phân hiệu, điểm trường) và số lượng đơn vị triển khai.
• Khối lượng dữ liệu cần thiết lập, chuyển đổi hoặc đồng bộ.
• Mức độ tùy chỉnh hoặc yêu cầu bổ sung của khách hàng.
• Khả năng phối hợp và cung cấp thông tin, dữ liệu của khách hàng.

Thời gian triển khai cụ thể sẽ được hai bên thống nhất trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản triển khai hoặc kế hoạch thực hiện.

Trong quá trình triển khai, khách hàng có trách nhiệm phối hợp với BiTech để cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu và các yêu cầu cần thiết nhằm bảo đảm tiến độ thực hiện.

Trường hợp phát sinh yêu cầu thay đổi, bổ sung chức năng hoặc phạm vi công việc ngoài nội dung đã thỏa thuận, hai bên sẽ tiến hành phân tích, thống nhất phương án thực hiện, thời gian triển khai và chi phí phát sinh nếu có.

3. Quy trình giao nhận, khởi tạo và cài đặt phần mềm BiKIDS

Sau khi khách hàng và Công Ty TNHH Đầu Tư Phát triển BiTech hoàn tất việc ký kết hợp đồng hoặc xác nhận đăng ký sử dụng dịch vụ, quy trình triển khai BiKIDS được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1. Xác nhận thông tin triển khai

BiTech tiếp nhận và xác nhận các thông tin cần thiết của khách hàng, bao gồm đơn vị sử dụng, người phụ trách, phạm vi triển khai, gói dịch vụ, phân hệ và các yêu cầu liên quan.

Bước 2. Khởi tạo hệ thống

BiTech thực hiện khởi tạo môi trường sử dụng BiKIDS theo phạm vi khách hàng đã đăng ký.

Tùy theo phương án triển khai, hệ thống có thể được cung cấp trên nền tảng điện toán đám mây hoặc theo phương thức khác được hai bên thống nhất trong hợp đồng.

Bước 3. Cấp tài khoản quản trị

Sau khi hệ thống được khởi tạo, BiTech cấp tài khoản quản trị cho khách hàng.

Thông tin tài khoản hoặc hướng dẫn truy cập có thể được gửi qua các phương thức liên lạc đã được hai bên thống nhất như:

• Thư điện tử (Email).
• Zalo.
• Điện thoại.
• Hệ thống hỗ trợ trực tuyến.
• Các phương thức liên lạc điện tử khác do hai bên thống nhất.

Khách hàng có trách nhiệm quản lý, bảo mật thông tin tài khoản và thay đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên khi hệ thống có yêu cầu.

Bước 4. Cấu hình và thiết lập dữ liệu

BiTech phối hợp với khách hàng thực hiện cấu hình các thông tin cần thiết để đưa hệ thống vào sử dụng.

Tùy theo phạm vi hợp đồng, nội dung có thể bao gồm:

• Thông tin cơ sở giáo dục.
• Năm học.
• Phân hiệu, Điểm trường.
• Nhóm, lớp.
• Tài khoản cán bộ, giáo viên và người dùng.
• Danh mục nghiệp vụ.
• Các thông số và cấu hình liên quan đến các phân hệ được đăng ký.

Đối với việc nhập khẩu, chuyển đổi hoặc đồng bộ dữ liệu từ hệ thống khác, phạm vi và phương thức thực hiện sẽ được quy định riêng theo thỏa thuận giữa hai bên.

Bước 5. Hướng dẫn và đào tạo sử dụng

BiTech tổ chức hướng dẫn sử dụng phần mềm cho khách hàng theo hình thức phù hợp, có thể bao gồm:

• Hướng dẫn trực tuyến.
• Hướng dẫn trực tiếp.
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng.
• Video hướng dẫn.
• Hỗ trợ qua điện thoại, Email, Zalo hoặc các kênh hỗ trợ của BiTech.

Nội dung và số lượng buổi đào tạo được thực hiện theo chính sách dịch vụ hoặc phạm vi hợp đồng đã ký.

Bước 6. Bàn giao và đưa vào sử dụng

Sau khi hoàn thành việc khởi tạo, cấu hình và hướng dẫn sử dụng, hệ thống được bàn giao để khách hàng đưa vào khai thác chính thức.

Việc nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành triển khai được thực hiện theo nội dung hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên.

4. Trách nhiệm của BiTech

Công Ty TNHH Đầu Tư Phát triển BiTech có trách nhiệm:

• Cung cấp phần mềm, dịch vụ và các tính năng theo đúng phạm vi đã thỏa thuận.
• Khởi tạo và cấp tài khoản sử dụng cho khách hàng theo quy định.
• Hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm theo chính sách hỗ trợ.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong phạm vi dịch vụ.
• Đảm bảo các chức năng được cung cấp phù hợp với gói dịch vụ hoặc hợp đồng đã ký kết.
• Thông báo cho khách hàng trong trường hợp có thay đổi ảnh hưởng đến tiến độ hoặc phạm vi triển khai.
• Phối hợp với khách hàng xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình triển khai.

5. Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm:

• Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ việc khởi tạo và triển khai hệ thống.
• Phối hợp với BiTech trong quá trình khảo sát, cấu hình, nhập liệu, kiểm tra và nghiệm thu.
• Cử cán bộ hoặc người phụ trách làm đầu mối triển khai.
• Tham gia các buổi hướng dẫn, đào tạo khi cần thiết.
• Quản lý và bảo mật tài khoản được cấp.
• Thanh toán các khoản phí theo đúng nội dung và thời hạn được quy định trong hợp đồng.
• Thông báo kịp thời cho BiTech khi phát sinh nhu cầu thay đổi hoặc bổ sung chức năng, dịch vụ.

6. Thay đổi hoặc bổ sung phạm vi triển khai

Trong quá trình sử dụng, nếu khách hàng có nhu cầu thay đổi, mở rộng hoặc bổ sung:

• Phân hệ.
• Tính năng.
• Số lượng phân hiệu
• Quy mô đơn vị sử dụng.
• Dung lượng lưu trữ.
• Dịch vụ tích hợp.
• Yêu cầu tùy chỉnh riêng.

Khách hàng cần thông báo cho BiTech để hai bên thống nhất phương án thực hiện.

Các yêu cầu nằm ngoài phạm vi hợp đồng hoặc gói dịch vụ hiện tại có thể phát sinh thêm chi phí và thời gian triển khai. Chi phí và tiến độ thực hiện sẽ được hai bên thống nhất trước khi triển khai.

7. Trường hợp tạm hoãn hoặc chưa thể triển khai

BiTech có quyền tạm hoãn việc khởi tạo, bàn giao hoặc triển khai phần mềm trong các trường hợp:

• Khách hàng chưa cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
• Thông tin đăng ký không chính xác hoặc không thể xác minh.
• Khách hàng chưa hoàn thành nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận.
• Khách hàng chưa đáp ứng các điều kiện kỹ thuật cần thiết theo phương án triển khai.
• Hai bên chưa thống nhất được phạm vi hoặc yêu cầu phát sinh.
• Có các trường hợp bất khả kháng hoặc sự cố ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của Bitech.

BiTech sẽ thông báo và phối hợp với khách hàng để xử lý trước khi tiếp tục triển khai.

8. Thời điểm được xem là hoàn thành giao nhận

Việc giao nhận phần mềm BiKIDS được xem là hoàn thành khi BiTech đã thực hiện đầy đủ các nội dung thuộc phạm vi thỏa thuận, bao gồm một hoặc nhiều điều kiện sau:

• Hệ thống đã được khởi tạo.
• Khách hàng đã được cấp tài khoản quản trị.
• Các chức năng thuộc gói dịch vụ đã được kích hoạt.
• Khách hàng có thể đăng nhập và sử dụng hệ thống.
• Công tác cấu hình, hướng dẫn hoặc bàn giao đã hoàn thành theo phạm vi hợp đồng.
• Hai bên đã thực hiện nghiệm thu hoặc xác nhận bàn giao trong trường hợp hợp đồng có quy định.

Do BiKIDS là sản phẩm phần mềm được cung cấp chủ yếu trên môi trường trực tuyến, việc “giao nhận” được hiểu là cấp quyền truy cập, khởi tạo, cấu hình và bàn giao quyền sử dụng hệ thống, không phải giao nhận hàng hóa vật lý.