Trong công tác quản lý mầm non, thông tin của trẻ thường được lưu trữ ở nhiều loại hồ sơ khác nhau như hồ sơ nhập học, danh sách lớp, sổ điểm danh, hồ sơ sức khỏe, sổ theo dõi phát triển và nhiều biểu mẫu nghiệp vụ khác.

Việc quản lý bằng hồ sơ giấy hoặc nhiều tệp dữ liệu rời rạc dễ dẫn đến mất thời gian tra cứu, khó cập nhật đồng bộ và phát sinh sai lệch thông tin.

BiKIDS hỗ trợ nhà trường xây dựng hồ sơ số tập trung cho từng trẻ, giúp cán bộ quản lý và giáo viên dễ dàng khai thác thông tin trong suốt quá trình trẻ học tại trường.

Các dữ liệu cơ bản như thông tin cá nhân, lớp học, phụ huynh, tình trạng chuyên cần, sức khỏe, quá trình chăm sóc và kết quả đánh giá có thể được quản lý trên cùng một hệ thống.

Thông qua chức năng điểm danh, giáo viên có thể cập nhật tình trạng đi học hằng ngày của trẻ. Dữ liệu này đồng thời có thể được sử dụng cho các nghiệp vụ liên quan như theo dõi chuyên cần, chấm ăn, tính số ngày thực tế hoặc tổng hợp báo cáo.

Đối với công tác chăm sóc sức khỏe, BiKIDS hỗ trợ nhà trường quản lý các thông tin liên quan đến sự phát triển của trẻ, giúp cán bộ phụ trách theo dõi dữ liệu một cách khoa học và thuận tiện hơn.

Việc số hóa hồ sơ không chỉ giúp giảm khối lượng giấy tờ mà còn hỗ trợ nhà trường xây dựng dữ liệu có tính liên tục qua từng năm học.

Khi cần tra cứu thông tin của một trẻ, cán bộ quản lý hoặc giáo viên có thể nhanh chóng tìm kiếm trên hệ thống thay vì phải kiểm tra nhiều loại sổ sách khác nhau.

BiKIDS từ đó góp phần giúp nhà trường chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang phương thức quản lý dựa trên dữ liệu, tạo nền tảng cho hoạt động quản trị trường mầm non hiện đại.